Polityka prywatności aplikacji Koena

§ 1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest Here Be Hackers sp. z o.o. z siedzibą w ul. Stalowowolska 23/2, 53-404 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000948926, NIP: 8943180267, REGON: 521096376, adres e-mail do kontaktu: hello@koena.app.
2. W niniejszej Polityce prywatności administrator jest określany również jako „my”, „nas” albo „Koena”.
3. Polityka prywatności dotyczy przetwarzania danych w związku z korzystaniem ze strony internetowej, aplikacji internetowej/PWA, konta użytkownika, profili dzieci, płatności, kontaktu z nami oraz usług powiązanych z Koena.

§ 2. Kontakt w sprawach danych osobowych

1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z nami pod adresem e-mail: hello@koena.app.
2. W korespondencji dotyczącej danych osobowych prosimy podać adres e-mail przypisany do konta Koena oraz opisać, jakiego żądania dotyczy wiadomość.

§ 3. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy tylko te dane, które są potrzebne do działania aplikacji, obsługi konta, prowadzenia płatności, zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń oraz realizacji obowiązków prawnych.

1. Dane właściciela konta

• adres e-mail,
• imię i nazwisko, jeżeli zostanie podane,
• identyfikator konta użytkownika,
• informacje o wybranym planie, statusie konta i subskrypcji,
• informacje o zgodach i akceptacjach, na przykład akceptacji regulaminu,
• dane logowania w postaci technicznej, na przykład skrót hasła albo identyfikator zewnętrznego dostawcy logowania.

2. Dane profilu dziecka

• imię, pseudonim albo inne oznaczenie profilu dziecka,
• opcjonalne informacje pomocnicze, na przykład klasa, wiek albo poziom nauki, jeżeli zostaną podane,
• ustawienia profilu, na przykład zakres ćwiczeń, poziom trudności albo limity,
• historia ćwiczeń, odpowiedzi, błędy, poprawne odpowiedzi, czas odpowiedzi i postępy,
• informacje techniczne potrzebne do działania systemu powtórek i dostosowywania ćwiczeń.

3. Dane płatności

• informacje o wybranym planie, cenie i okresie rozliczeniowym,
• status płatności, subskrypcji, anulowania lub zwrotu,
• identyfikatory transakcji i klienta nadane przez operatora płatności,
• dane potrzebne do wystawienia faktury, jeżeli użytkownik o nią poprosi albo jest to wymagane przepisami,
• informacje o kraju, walucie i podatku, jeżeli są potrzebne do rozliczenia sprzedaży.

Nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych. Dane kart i innych instrumentów płatniczych są przetwarzane przez operatora płatności zgodnie z jego zasadami bezpieczeństwa i polityką prywatności.

4. Dane techniczne i eksploatacyjne

• adres IP,
• identyfikatory sesji,
• typ urządzenia, przeglądarki i systemu operacyjnego,
• logi serwera i logi bezpieczeństwa,
• informacje o błędach, awariach i wydajności aplikacji,
• informacje zapisywane w cookies, local storage lub podobnych technologiach.

5. Dane kontaktowe i komunikacyjne

• adres e-mail,
• treść wiadomości wysłanej do nas,
• informacje potrzebne do obsługi zgłoszenia, reklamacji albo prośby użytkownika,
• historia komunikacji z nami.

§ 4. Dane dzieci

1. Koena jest projektowana tak, aby właścicielem konta była osoba dorosła, w szczególności rodzic albo opiekun. Dziecko korzysta z aplikacji w ramach profilu utworzonego przez właściciela konta.
2. Nie wymagamy podawania pełnego imienia i nazwiska dziecka. Rekomendujemy używanie imienia, pseudonimu albo innego oznaczenia, które pozwala rodzicowi lub opiekunowi rozpoznać profil.
3. Dane dziecka przetwarzamy w zakresie potrzebnym do prowadzenia profilu, zapisywania postępów, dobierania ćwiczeń, obsługi powtórek oraz prezentowania wyników rodzicowi lub opiekunowi.
4. Nie sprzedajemy danych dzieci.
5. Nie wykorzystujemy danych dzieci do reklamy behawioralnej.
6. Nie udostępniamy publicznie rankingów ani profili dzieci, chyba że taka funkcja zostanie wyraźnie opisana i będzie wymagała odrębnej decyzji właściciela konta.
7. Prosimy, aby w aplikacji nie wpisywać danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, diagnozach, niepełnosprawności, przekonaniach, religii lub innych danych, które nie są potrzebne do nauki tabliczki mnożenia.

§ 5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Poniżej opisujemy, po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie prawnej.

§ 6. Dane płatności i faktury

1. Płatności w Koena mogą być obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności, takiego jak Stripe, PayU, Przelewy24 lub inny dostawca wskazany przy płatności.
2. Operator płatności może przetwarzać dane niezbędne do realizacji transakcji, w szczególności dane instrumentu płatniczego, dane transakcji, identyfikatory płatności oraz dane wymagane przepisami o usługach płatniczych.
3. Koena nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych ani kodów zabezpieczających kart.
4. W naszym systemie możemy przechowywać informacje o statusie płatności, wybranym planie, okresie subskrypcji, kwocie, walucie, podatku, identyfikatorze klienta i identyfikatorze transakcji nadanym przez operatora płatności.
5. Jeżeli użytkownik poprosi o fakturę albo faktura jest wymagana przepisami prawa, przetwarzamy dane potrzebne do jej wystawienia, takie jak imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres, NIP oraz dane transakcji.

§ 7. Cookies, local storage i podobne technologie

1. Koena korzysta z plików cookies, local storage, session storage oraz podobnych technologii, aby zapewnić prawidłowe działanie strony i aplikacji.
2. Technologie te mogą być wykorzystywane w szczególności do:
   1. utrzymania sesji użytkownika,
   2. zapamiętania ustawień aplikacji,
   3. zapewnienia bezpieczeństwa logowania,
   4. obsługi płatności,
   5. analizy działania aplikacji i poprawy jakości usługi,
   6. prowadzenia działań marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
3. Cookies i podobne technologie dzielimy na:
   1. niezbędne – potrzebne do działania strony, logowania, bezpieczeństwa i świadczenia usługi;
   2. analityczne – pomagające nam zrozumieć, jak działa aplikacja i które funkcje wymagają poprawy;
   3. marketingowe – wykorzystywane wyłącznie wtedy, gdy zostaną wdrożone i gdy użytkownik wyrazi wymaganą zgodę.
4. Cookies niezbędne mogą być stosowane bez zgody użytkownika, ponieważ są potrzebne do świadczenia usługi i prawidłowego działania aplikacji.
5. Cookies analityczne i marketingowe, jeżeli wymagają zgody, są stosowane dopiero po jej wyrażeniu w banerze cookies lub ustawieniach prywatności.
6. Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w przeglądarce albo w panelu ustawień prywatności, jeżeli taki panel został udostępniony w aplikacji.
7. Ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować, że część funkcji aplikacji nie będzie działać prawidłowo.

§ 8. Analityka i pomiar działania aplikacji

1. Możemy analizować sposób korzystania z aplikacji, aby poprawiać jej działanie, wykrywać błędy, rozwijać funkcje edukacyjne i mierzyć skuteczność zmian.
2. W miarę możliwości korzystamy z danych zagregowanych albo zanonimizowanych, które nie pozwalają bezpośrednio zidentyfikować konkretnej osoby.
3. Jeżeli korzystamy z narzędzi analitycznych wymagających zgody, uruchamiamy je dopiero po jej wyrażeniu.
4. Aktualna lista narzędzi analitycznych używanych w Koena: Sentry.

§ 9. Komunikacja i marketing

1. Możemy wysyłać wiadomości techniczne i transakcyjne związane z kontem, płatnościami, bezpieczeństwem, zmianami regulaminu, reklamacjami i działaniem aplikacji.
2. Wiadomości marketingowe, takie jak informacje o promocjach, nowych funkcjach lub ofertach, wysyłamy tylko wtedy, gdy użytkownik wyraził odpowiednią zgodę.
3. Zgodę marketingową można wycofać w dowolnym momencie, na przykład klikając link rezygnacji w wiadomości e-mail albo kontaktując się z nami pod adresem hello@koena.app.
4. Wycofanie zgody marketingowej nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem.

§ 10. Odbiorcy danych

Możemy przekazywać dane osobowe podmiotom, które pomagają nam prowadzić i rozwijać Koena, ale tylko w zakresie potrzebnym do realizacji określonych celów.

1. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
   1. dostawcy hostingu, infrastruktury serwerowej i baz danych,
   2. dostawcy systemów logowania i uwierzytelniania,
   3. operatorzy płatności,
   4. dostawcy poczty e-mail i komunikacji transakcyjnej,
   5. dostawcy narzędzi analitycznych, diagnostycznych i monitorujących błędy,
   6. biuro rachunkowe, doradcy podatkowi, prawni lub techniczni,
   7. organy publiczne, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.
2. Aktualna lista głównych dostawców wykorzystywanych przy świadczeniu usługi:

§ 11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy usług wykorzystywani przez Koena mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. Jeżeli przekazujemy dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych przez RODO, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inne zabezpieczenia wymagane przez przepisy.
3. Informacje o głównych dostawcach i potencjalnych transferach danych znajdują się w sekcji „Odbiorcy danych”.

§ 12. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celów opisanych w Polityce prywatności albo wymagane przez przepisy prawa.

§ 13. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO. Można z nich skorzystać, kontaktując się z nami pod adresem: hello@koena.app.

1. Prawo dostępu do danych – można uzyskać informację, czy przetwarzamy dane osobowe, a także otrzymać kopię danych.
2. Prawo sprostowania danych – można poprosić o poprawienie danych nieprawidłowych lub uzupełnienie danych niekompletnych.
3. Prawo usunięcia danych – można poprosić o usunięcie danych, jeżeli zachodzą podstawy przewidziane w RODO.
4. Prawo ograniczenia przetwarzania – można poprosić o ograniczenie przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w RODO.
5. Prawo przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych w RODO można otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie albo poprosić o ich przesłanie innemu administratorowi.
6. Prawo sprzeciwu – można sprzeciwić się przetwarzaniu danych opartemu na naszym prawnie uzasadnionym interesie.
7. Prawo wycofania zgody – jeżeli przetwarzamy dane na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
8. Prawo wniesienia skargi – można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli użytkownik uważa, że przetwarzanie danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

Jeżeli żądanie dotyczy danych dziecka zapisanych w profilu, powinna zgłosić je osoba, która jest właścicielem konta albo uprawnionym rodzicem lub opiekunem.

§ 14. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych potrzebnych do założenia konta jest dobrowolne, ale konieczne do korzystania z funkcji wymagających konta.
2. Podanie danych profilu dziecka jest dobrowolne, ale brak danych potrzebnych do identyfikacji profilu lub zapisywania postępów może uniemożliwić korzystanie z części funkcji aplikacji.
3. Podanie danych potrzebnych do płatności jest dobrowolne, ale konieczne do zakupu planu płatnego.
4. Podanie danych do faktury może być wymagane, jeżeli użytkownik chce otrzymać fakturę albo jeżeli obowiązek wystawienia faktury wynika z przepisów prawa.
5. Wyrażenie zgody marketingowej jest dobrowolne i nie jest warunkiem korzystania z aplikacji.

§ 15. Automatyzacja, profilowanie i personalizacja ćwiczeń

1. Koena może automatycznie analizować odpowiedzi, błędy, czas odpowiedzi i historię ćwiczeń, aby dobierać kolejne zadania, planować powtórki i pokazywać postępy w nauce.
2. Taka personalizacja ma charakter edukacyjny i techniczny. Służy temu, aby aplikacja lepiej wspierała naukę tabliczki mnożenia.
3. Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika w rozumieniu RODO.
4. Wyniki i postępy prezentowane w aplikacji mają charakter informacyjny i pomocniczy. Nie stanowią diagnozy pedagogicznej, psychologicznej ani medycznej.

§ 16. Bezpieczeństwo danych

1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub zniszczeniem.
2. Środki te mogą obejmować w szczególności kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, monitoring błędów, ograniczanie uprawnień administracyjnych oraz rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa.
3. Użytkownik powinien chronić dane logowania do konta i nie udostępniać ich osobom nieuprawnionym.
4. W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu do konta prosimy o niezwłoczny kontakt pod adresem: hello@koena.app.

§ 17. Konta szkolne i nauczycielskie

1. Koena może w przyszłości udostępniać plany przeznaczone dla nauczycieli, szkół, placówek edukacyjnych lub innych organizacji.
2. Jeżeli szkoła, nauczyciel lub organizacja będzie korzystać z Koena w imieniu uczniów, zakres odpowiedzialności za dane, role stron oraz zasady przetwarzania danych mogą zostać określone w odrębnej umowie, w szczególności w umowie powierzenia przetwarzania danych.
3. W przypadku kont szkolnych lub organizacyjnych mogą obowiązywać dodatkowe zasady dotyczące tworzenia kont uczniów, dostępu nauczycieli do wyników, eksportu danych, retencji danych i usuwania danych po zakończeniu współpracy.

§ 18. Zmiany Polityki prywatności

1. Możemy aktualizować Politykę prywatności, w szczególności w przypadku zmiany funkcji aplikacji, zmiany dostawców usług, zmiany sposobu przetwarzania danych albo zmiany przepisów prawa.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna pod adresem: https://koena.app/privacy-policy.
3. Jeżeli zmiany będą istotne, poinformujemy użytkowników w odpowiedni sposób, na przykład przez wiadomość e-mail albo komunikat w aplikacji.